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会计报账指南

作者:    来源:     发布日期: 2014-11-03 浏览次数: 

基本要求

一、报销原则

“程序合规、形式合法、真实可信、公私划分”。即:经办人报销的经济业务必须经过授权和批准,报销的票据或填制的制式内部单据、资料等真实、合法、可信,反映的经济业务事项公私分明。

二、合格有效的报销票据

1.发票,是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中,开具、收取的由税务机关监制的收付款项凭证。分为通用机打发票、通用手工发票和通用定额发票三大类。

2.财政票据,是指国家机关、事业单位等向管理和服务对象开具的由财政部门统一印制的收款凭证。

财政票据主要有:行政事业性收费票据、基金专用票据、罚没票据、捐赠票据、社会团体会费票据、医疗票据、财务收款结算票据等。

3.财务部门印制的制式内部单据,包括:借款单、差旅费报告单、发放单(表)、科技经费转拨单等。

4.境外发票,指缴纳境外版面费、会员费及境外购买材料、仪器设备或服务,临时出国期间的住宿费、交通费等,包括invoice和receipt两种形式。

票据应正确填写客户名称(付款单位)、开票日期、商(产)品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、金额,以及大小写累计金额、开票人等要素,按时限、顺序、栏目全部联次一次性如实开具并加盖收款单位财务专用章或发票专用章,才能成为合格有效票据报销。

提示:

1.原始发票记载的各项内容均不得涂改,有错误的,应当由出具单位重开或者更正,更正处应加盖出具单位财务专用印章或发票专用章;原始凭证金额有错误的,应当由出具单位重开,不得在原始凭证上更正。

2.发票报销时限,根据《会计法》的规定,报销的原始凭证不得超过一个会计结算期,即不超这一个自然年度。

3.报销票据丢失的,应由报销人向出具单位索要同一发票记账联的复印件,并由出具单位附加文字证明和加盖公章。

三、合格的报销人

经济业务事项的合格财务报销人为该经济业务的经手人,包括:在岗教职工、签订了长期劳动合同的固定聘用人员。

临时聘用人员、离退休人员、学生不能作为经手人报销支出,研究生只能报销本人实验用并经手购买的零星、小额实验用试剂、耗材等。

四、授权审批的基本权限

1. 单笔金额在5万元以内的支出和借款,由项目负责人或所在单位负责人审批;

2.单笔金额在5万元以上30万元以下的,所在单位行政主要负责人审批;

3.机关部门和附属单位单笔金额2万元以上的借款和支出,分管校领导审批;

4.机关部门及附属单位单笔2万元以上的支出,分管校领导审批;

5.单笔30万元以上的支出和借款,计财处处长审核、主管财务校长审批,300万元以上的计财处处长审核、校长审批。

报销的具体规定

一、差旅费

1. 差旅费报销,应该按照“一人或一事”的原则清楚填写“差旅费报告表”,出差返回学校一个月内报销。

2. 出差人员应按规定等级乘坐交通工具,凭票据报销城市间交通费。未按规定等级乘坐交通工具的,超支部分自理。

提示:

1. 教职员工出差参加会议,食宿自理或所交会议费不含食宿费用的,可按全部天数发放差旅补助;交纳的会议费包含伙食费的,会议期间不再发放补助,在途期间的住宿费、伙食补助费按照差旅费规定报销。

2. 差旅费票据无法确认出差天数的情况下(如:无往返交通票据或租车、搭车等情况),仅发放出差人员在途期间的伙食补助费。

3. 报销单程车票,不能提供确凿证据证明出差天数的,不予发放差旅补助。

4. 根据差旅费管理办法,出差时间超过一个月的,差旅补助原则上减半发放,确因工作需要,应书面说明长时间出差理由并经单位主要领导同意、计财处审批后,可按差旅费补助标准执行。

5. 多张连号的出租车或长途汽车票原则上不予报销,议价包车的应索要发票报销。

6. 国际旅费凭航空公司发票与电子行程单报销;通过网络购票的,凭电子机票或电子行程单与登机牌一起作为报销凭证。

二、会议费

1. 报销会议费支出的会议包括两类:学校、学院(系)工作会议,学术会议(包括咨询会、交流会、验收会等)。

2. 会议费开支包括会议房租费(含会议室租金)、伙食补助费、其他费用(包括交通费、办公用品费、文件印刷费、医药费等),会议费综合定额按每人每天450元的标准执行。

学术会议发放的评审费、咨询费等应从项目“劳务费”预算支出,不得列为会议费支出。

3. 会议支出应事前编制会议费预算(表格从计财处网站下载),事后及时编制会议费决算,会计主管审核、办会单位负责人审批报销。

三、出国费用

1. 出国费用凭有效票据填写有团组负责人审核签字的出国(境)费用报销单(从计财处网站下载),附出国任务批件(任务确认件)或外方邀请信函报销费用。

参加国际会议、合作研究、短期访学等对方提供了有关费用的不再报销。通过国内旅行社或参加其他团组出国的,只报销团费,其他费用不再报销。

2. 出国人员的国外伙食费和公杂费按规定的标准由团组统一包干使用,也可以包干发给个人;零用费按标准发给个人。

3. 由于预算编制偏差,产生的外汇价差,凭购汇水单和卖汇水单计算报销。

4. 报销超过一个月的出国费用,原则上参照公派留学生奖学金或访问学者标准发放国外生活费用。事先应商计财、外事处确定。

提示:

1. 汇率确定,临时出国团组的国外住宿费、交通费按出国借款换汇日的汇率计算。其他按付款当日或出国换汇日的汇率折算报销。

2. 境外发票的主要内容应翻译成中文,方可按财务规定报销。

四、工程价款结算与大宗物资采购结算

1.修缮、基本建设工程价款结算,以项目中标合同约定和决算审计报告为依据进行办理。结算价不超过1万元的经审计处审核签字后报销。

2.所有工程项目原则上不提供预付款。新建项目,事先征得计财处同意后可支付不超过合同价款25%的预付款,陆续抵冲工程形象进度款。工程形象进度款逐月支付,总金额不超过合同价款的80%。

委托代理进口仪器设备的,预付款不超过合同金额的80%(按千元整数计)。

3.一次采购金额超过3万元的仪器设备、材料等应按物资招标采购规定办理有关财务报销手续。

4.零星采购的实验材料费(指材料、药品、试剂、玻璃器具、实验动物等)、低值易耗品等,应由学院(或实验室)指定的固定人员进行验收登记。

5.所有工程和物资采购价款一律按不低于结算价款总额的5%预留质量保证金。保质期满,由对方单位出据“收款收据”予以退还。

五、其他

1.劳务费报销,劳务费是指支付给与学校没有劳动合同关系的个人的劳动报酬。包括:一次性支付的临时聘用人员工资,临时聘请专家的讲座费、咨询费、评审费等。

劳务费由发放单位造表发放、财务部门代扣代缴个人所得税。

2.季节性雇佣的农工、签订了固定期限劳动合同(或存在事实劳动关系)的聘用人员工资根据学校临时用工办公室的备案资料逐月发放。

3.发放给学生的奖学金、助研津贴等原则上应逐月定期通过学生奖学金银行卡发放,不得现金发放。

4.凭境外发票报销论文版面费的,应同时提供:

①发票(或打印的电子发票);

②VISA银行付款信息(或银行汇款单);

③论文的接收函。

5.非公车保险费、年检费、维修费等车辆固定费用不得报销,驾驶员培训费、交通罚款、交通事故的赔款等费用不得报销。

六、借款

1.基本原则:“公款公用,一事一借、前清后借,谁借谁还”。

2.基本要求:借款事由真实、清楚,借款金额合理,付款资料信息准确完整。

3.临时聘用人员、校外人员及本科生不得以本人名义借款。

4.各单位(学院、试验站、课题组等)可以由固定人员借用不超过2-5万元的周转金,年初借用、年末清还。

提示:

超过三个月的借款将自动从本人工资扣还,超过一年的未清借款第一批准人承担连带还款责任。

温馨提示:

1、登陆计财处网站“规章制度”栏目可以查询有关财务制度,通过“相关下载”栏目可以下载报销用的所有校内制式表格。

2、根据《现金管理条例》,现金只可在下列范围内使用:

(1)支付给个人的劳动报酬,工资奖金;

(2)各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他现金支出;

(3)出差人员必须随身携带的差旅费;

(4)结算起点(即1000元)以下的零星支出。

除上述现金使用范围外,其他结算应通过银行结算方式(电汇、支票等)进行。

由于学校每天提取的现金额度有限,教职工报销或借用现金超过5万元的,应于前一天下午16点以前和报销部门预约,以保证次日支取。

3、会计核算中心业务办公时间:

上午:8:30-11:30

下午:14:30-17:30

每周四下午:业务学习

4、计财处咨询、投诉电话:

分管副处长 87082880 国际交流中心308室

南校区会计主管 87082141 南校区1号教学楼110室

北校区会计主管 87092118 北校区3号教学楼105室

水保所会计主管 87013711 水保所办公楼216室

 

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