关于财会档案归档的有关补充说明及注意事项
关于财会档案归档的有关补充说明及注意事项
一、账簿
1. 账簿封面的内容应包括：档号、账簿名称、核算单位、起止时间、本册页数、保管期限、密级。
2. 档号由全宗号、年度、分类号、案卷号共四部分组成，案卷号是按一定顺序排列后的流水号，由档案保管单位填写。
3. 名称应简明、准确地揭示内容，文字简练、内容概括、结构完整。
4. 核算单位填写账簿的形成单位，具体到科室部门，由两部分组成，如：计划财务处—校园卡管理科。
5. 起止日期应填写账簿账簿内容的最早和最晚的时间，准确，具体，例如2011年 “支出明细账第十三册”的起止时间是2011年12月14—2011年12月30 ，而非 2011年1月1日—2011年12月30日。
6. 保管期限分为永久、长期、短期，依据兼职档案员手册中财会档案保管期限表，参照2015年12月11日颁布的自2016年1月1日开始施行的财政部、国家档案局第79号令附件的保管期限表，例如：
永久：部门决算、部门财务报告
长期（30年）：日记账、总账、明细分类账、分户账或登记簿、移交清册、各类会计凭证
短期（10年）：银行存款余额调节表、银行对账单
7. 同一卷内有不同保管期限的文件，保管期限应从长。
8. 密级分为绝密、机密、秘密三种。同一卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
9. 幅面采用A4、A3。
10. 装订：纵向——上边装订，横向——左侧装订。
11. 封面的式样见附件1、附件2、附件3。
12. 封面用纸：白色铜版纸。
13. 页码：有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始。页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。账簿封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
14. 计算机打印账簿必须清晰。
注意事项：
1. 勿用打印有文字或表格的背面作为账簿的封面、封底。
2. 账簿、移交清册、南大之星录入三者信息内容应保持一致。
二、凭证
1. 凭证盒封面的内容包括：核算单位、时间、凭单号、册数、保管期限等内容，逐项填写。
2. 凭证盒封面式样件附件4。
3. 凭证盒背脊的内容包括年度、月份、凭单号等内容。
4. 凭证盒背脊式样见附件5。
5. 凭证盒的封面、背脊内容填写齐全、字迹清楚、字号大小合适。
6. 凭证应装订整齐、结实、粘贴牢固，便于保管和查阅利用。
7. 凭证内容打印清晰，字迹清楚，签字盖章手续完备。
8. 凭证及附件应齐全、完整、无缺损。
9. 凭证的破损附件应修复。
注意事项：
1. 凭证盒折叠方方正正。
2. 凭证装入凭证盒内，凭证的背脊朝向凭证盒口。
3. 凭证装入凭证盒内，凭证齐的那一侧朝向凭证盒的下侧。
三、财会档案移交
1. 计财处向档案馆移交财会档案时，应办理移交手续，填写移交清册。
2. 凭证、账簿移交清册式样见附件6、附件7。
3. 移交清册A4纵向上边或A4横向左侧留装订位置。
4. 移交清册字号大小合适、排版 美观。
5. 移交清册经双方核对无误后，签字、盖章、交接。会计档案移交清册一式三份，交接双方及归档各存一份。
6. 归档时间：一般在每年的3、4月份，具体时间按当年的归档文件要求执行。
7. 归档安排：在每年上半年的归档时间内，由计财处统一组织，依次集中归档。
注意事项：
1. 凭证移交清册为A4纵向。
2. 账簿移交清册为A4横向。
最后，希望大家以负责任的态度，多一点耐心，互相配合，共同保证财会档案质量。
2016年7月15日